7. Consejos sobre la organización del trabajo
CONSEJOS SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
Para concluir este curso, queremos ofrecerle una serie de consejos que a modo de resumen le permita organizar correctamente su trabajo, optimizando el tiempo y aumentando la eficacia.
1) Muchas empresas tienen sus propios criterios a la hora de planificar el tiempo, distribuir las tareas, ordenar el archivo, etc. Como dice un viejo dicho: “donde fueres haz lo que vieres”, es estos casos, se recomienda seguir las pautas marcadas por la empresa, aunque siempre se podrán aportar ideas nuevas que mejoren los procesos.
2) Aunque el mobiliario y el espacio físico lo aporta la empresa, en muchas ocasiones tenemos cierta libertad para cambiar o incluso decidir sobre éstos, ubicarlos en otra posición que nos sea más cómoda, cambiar algún archivador, etc.. Trate de trabajar cómodamente para reducir al máximo la fatiga, con una correcta iluminación, sonoridad, ergonomía, etc. Sea escrupulosamente ordenada con los documentos que maneja y tenga siempre el escritorio de trabajo limpio y recogido.
3) Revise de forma objetiva cuáles son sus tiempos muertos y úselos para realizar tareas pequeñas. Emplee las primeras horas del día para gestionar y realizar aquellas tareas que más atención y concentración requieran y las horas de la tarde para aquellas que menos concentración requieran.
Evite los paseos innecesarios, las interrupciones, las llamadas de teléfono, controlar cada minuto el correo electrónico. Todo ello, le hará perder día a día un tiempo precioso.
Recuerde: use el tiempo con inteligencia de tal forma que éste no le perjudique.
4) Es necesario contar con los medios materiales y tecnológicos necesarios para desempeñar correctamente sus tareas, si no es así, hágalo saber a sus responsables, siempre con criterio.
5) Cuando realice planificaciones en su agenda de trabajo, deberá tener en cuenta estas consideraciones:
• Fije unos objetivos reales y concretos, con estimaciones objetivas para que éstos se puedan cumplir.
• Siempre que pueda, no realice planificaciones a largo plazo, lo ideal, entre 15 días y 3 meses máximos, salvo proyectos de larga duración.
• Adapte la planificación al ritmo de trabajo y a su reloj biológico, de tal forma que, deberá repartir las tareas según su complejidad a lo largo de la jornada y de la semana, así por ejemplo, no es conveniente que realice aquellas tareas complejas un lunes o un viernes, siempre que sea posible, ocupe otros días de la semana
• Realice pequeñas pausas (ojo, una pausa no es un tiempo muerto) cuando sienta fatiga, cambie de tarea cuando ésta requiera de mucho tiempo, seguramente la fatiga terminará apareciendo y con ello los fallos y errores.
Para terminar, recordaremos una cita del famoso canciller de Inglaterra y célebre filósofo Francis Bacon (1561-1626): “escoger el momento es ahorrar tiempo”.
1) Muchas empresas tienen sus propios criterios a la hora de planificar el tiempo, distribuir las tareas, ordenar el archivo, etc. Como dice un viejo dicho: “donde fueres haz lo que vieres”, es estos casos, se recomienda seguir las pautas marcadas por la empresa, aunque siempre se podrán aportar ideas nuevas que mejoren los procesos.
2) Aunque el mobiliario y el espacio físico lo aporta la empresa, en muchas ocasiones tenemos cierta libertad para cambiar o incluso decidir sobre éstos, ubicarlos en otra posición que nos sea más cómoda, cambiar algún archivador, etc.. Trate de trabajar cómodamente para reducir al máximo la fatiga, con una correcta iluminación, sonoridad, ergonomía, etc. Sea escrupulosamente ordenada con los documentos que maneja y tenga siempre el escritorio de trabajo limpio y recogido.
3) Revise de forma objetiva cuáles son sus tiempos muertos y úselos para realizar tareas pequeñas. Emplee las primeras horas del día para gestionar y realizar aquellas tareas que más atención y concentración requieran y las horas de la tarde para aquellas que menos concentración requieran.
Evite los paseos innecesarios, las interrupciones, las llamadas de teléfono, controlar cada minuto el correo electrónico. Todo ello, le hará perder día a día un tiempo precioso.
Recuerde: use el tiempo con inteligencia de tal forma que éste no le perjudique.
4) Es necesario contar con los medios materiales y tecnológicos necesarios para desempeñar correctamente sus tareas, si no es así, hágalo saber a sus responsables, siempre con criterio.
5) Cuando realice planificaciones en su agenda de trabajo, deberá tener en cuenta estas consideraciones:
• Fije unos objetivos reales y concretos, con estimaciones objetivas para que éstos se puedan cumplir.
• Siempre que pueda, no realice planificaciones a largo plazo, lo ideal, entre 15 días y 3 meses máximos, salvo proyectos de larga duración.
• Adapte la planificación al ritmo de trabajo y a su reloj biológico, de tal forma que, deberá repartir las tareas según su complejidad a lo largo de la jornada y de la semana, así por ejemplo, no es conveniente que realice aquellas tareas complejas un lunes o un viernes, siempre que sea posible, ocupe otros días de la semana
• Realice pequeñas pausas (ojo, una pausa no es un tiempo muerto) cuando sienta fatiga, cambie de tarea cuando ésta requiera de mucho tiempo, seguramente la fatiga terminará apareciendo y con ello los fallos y errores.
Para terminar, recordaremos una cita del famoso canciller de Inglaterra y célebre filósofo Francis Bacon (1561-1626): “escoger el momento es ahorrar tiempo”.